Projektisalkku – mitä se on ja miten sitä
johdetaan?

Sisällys:

Mikä on projektisalkku?

Projektisalkku vs. yksittäinen projekti

Projektisalkun rakenne: ohjelmat, hankkeet ja projektit

Miten projektisalkkua priorisoidaan?

PMO:n rooli projektisalkun hallinnassa

Projektisalkun seuranta ja raportointi johtoryhmälle

Excel vai ohjelmisto?

Yksi projekti on hallittavissa. Kymmenen samanaikaista projektia, jotka kilpailevat samoista ihmisistä ja rahasta, ei enää ole – ellei niitä johdeta kokonaisuutena. Projektisalkku on tapa nähdä ja johtaa organisaation kaikkia projekteja yhtenä kokonaisuutena: mitä tehdään, missä järjestyksessä ja tukevatko projektit strategiaa.
Tässä oppaassa käymme läpi mitä projektisalkku tarkoittaa, miten se rakennetaan, miten sitä priorisoidaan ja mitä johtoryhmä siitä tarvitsee.

Mikä on projektisalkku?

Määritelmä: Projektisalkku (myös projektiportfolio) on organisaation kaikkien käynnissä olevien, suunniteltujen ja hiljattain päättyneiden projektien kokonaisuus, jota johdetaan yhtenä portfoliona. Salkunhallinnan tavoite on varmistaa, että organisaatio tekee oikeita projekteja oikeaan aikaan ja oikeilla resursseilla.

Projektisalkun johtaminen ei ole projektinhallintaa suuremmassa mittakaavassa. Se on eri asia: siinä missä projektinhallinta vastaa kysymykseen "miten toteutamme tämän projektin hyvin", salkunhallinta vastaa kysymykseen "mitkä projektit meidän ylipäätään kannattaa tehdä – ja mitkä jättää tekemättä".

Projektisalkku on tarpeen käytännössä silloin, kun: 

• Organisaatiossa on useita samanaikaisia projekteja, jotka jakavat samat resurssit

• Johtoryhmä ei saa selkeää tilannekuvaa siitä, missä projektit menevät

• Projekteja käynnistetään ilman yhteistä käsitystä siitä, mihin niillä pyritään

• Strategian toteutumista halutaan seurata konkreettisten hankkeiden kautta 

Projektisalkku vs. yksittäinen projekti

Ero on helpointa hahmottaa vertailemalla:

Molempia tasoja tarvitaan. Hyvin johdettu projekti epäonnistuu silti, jos se on väärä projekti. Ja hyvin priorisoitu salkku ei toteudu, jos yksittäiset projektit eivät valmistu. Salkkujohtaminen ja projektinhallinta ovat saman kokonaisuuden kaksi tasoa.

Projektisalkun rakenne: ohjelmat, hankkeet ja projektit

Toimiva projektisalkku ei ole tasainen lista projekteja, vaan hierarkia, joka pitää strategisen suunnan näkyvissä kaikilla tasoilla.

Ohjelma tai hanke
Ylin taso. Ohjelma on laajempi strateginen kokonaisuus – esimerkiksi digitalisaatio-ohjelma, kansainvälistymishanke tai tuotantokapasiteetin nostaminen. Sillä on selkeä tavoite, omistaja johtoryhmässä ja tyypillisesti useamman vuoden aikajänne.

Projekti

Ohjelman alle kootaan sen toteuttavat projektit. Jokaisella projektilla on omat tavoitteet, aikataulu, budjetti ja projektipäällikkö. Projekti on se taso, jolla varsinainen työ suunnitellaan ja johdetaan.

Osaprojekti ja tehtävä

Suuremmat projektit jaetaan osaprojekteiksi vastuualueittain, ja osaprojektit tehtäviksi, jotka vastuutetaan yksittäisille tekijöille. Tämä on taso, jolla tilannepäivitykset syntyvät – ja josta ne kulkevat ylöspäin salkkunäkymään.

Miksi rakenteella on väliä: Kun jokainen tehtävä kytkeytyy projektiin, projekti ohjelmaan ja ohjelma strategiaan, jokainen tekijä näkee oman työnsä merkityksen – ja johto näkee, toteutuuko strategia. Irralliset projektilistat eivät tätä tarjoa.

Miten projektisalkkua priorisoidaan?

Salkun tärkein tehtävä on priorisointi: resursseja on aina vähemmän kuin hyviä ideoita. Priorisointi tehdään tyypillisesti muutaman kriteerin yhdistelmällä:

•    Strateginen merkitys. Kuinka suoraan projekti edistää strategisia tavoitteita? Projekti, joka ei kytkeydy mihinkään tavoitteeseen, on ensimmäinen karsittava.

•    Odotettu arvo. Mitä projekti tuottaa – liikevaihtoa, säästöä, riskin pienenemistä, kyvykkyyttä? Arvo suhteutetaan kustannukseen.

•    Resurssien saatavuus. Onko projektille oikeasti tekijöitä, vai kilpailisiko se samoista avainhenkilöistä kuin kolme muuta projektia?  Salkkunäkymä paljastaa ylikuormituksen.

•    Riskit ja riippuvuudet. Onko projekti riippuvainen toisen projektin valmistumisesta? Mikä on epäonnistumisen riski?

Priorisointi ei ole kertaluonteinen päätös. Salkkua katselmoidaan säännöllisesti – tyypillisesti kvartaaleittain – ja projekteja voidaan siirtää, pysäyttää tai lopettaa, jos tilanne muuttuu. Kyky lopettaa projekti ajoissa on yksi salkkujohtamisen suurimmista hyödyistä.

PMO:n rooli projektisalkun hallinnassa

PMO (Project Management Office, projektitoimisto) on organisaation toiminto, joka vastaa projektisalkun ylläpidosta, projektinhallinnan yhteisistä käytännöistä ja johdon tilannekuvasta. Pienessä organisaatiossa PMO voi olla yksi henkilö osa-aikaisesti; suuressa se on oma yksikkönsä.

PMO:n tyypillisiä tehtäviä salkun hallinnassa ovat:

•    Yhteisen projektimallin ja tilannepäivitysrutiinin ylläpito

•    Salkun kokonaiskuvan kokoaminen johtoryhmälle

•    Resurssiristiriitojen tunnistaminen projektien välillä

•    Uusien projektiehdotusten arviointi ja priorisointiesitysten valmistelu

•    Projektipäälliköiden tuki ja sparraus

PMO ei johda yksittäisiä projekteja – se johtaa salkkua ja luo edellytykset sille, että projektit voivat onnistua.

Projektisalkun seuranta ja raportointi johtoryhmälle

Johtoryhmä ei tarvitse jokaisen projektin yksityiskohtia. Se tarvitsee vastauksen kolmeen kysymykseen: missä mennään, missä on ongelmia ja mihin pitää tehdä päätös. Hyvä salkkuraportointi vastaa näihin yhdellä näkymällä.

Toimivan seurannan piirteitä:

•    Tilannepäivitykset kerätään tekijöiltä, ei kootata erikseen. Jos PMO joutuu ennen jokaista johtoryhmän kokousta kiertämään projektipäälliköt läpi ja kokoamaan esityksen käsin, prosessi on rikki.

•    Liikennevalot ja poikkeamat, ei kaikkea. Vihreällä olevat projektit eivät vaadi keskustelua. Aika käytetään keltaisiin ja punaisiin.

•    Sama tieto eri tasoille. Hallitus näkee ohjelmatason, johtoryhmä projektitason, projektiryhmä tehtävätason – samasta lähteestä, eri tarkkuudella.

•    Päätökset kirjataan. Katsauksessa tehdyt päätökset – lisäresurssi, aikataulun siirto, projektin pysäytys – kirjataan sinne, missä projektit ovat, ei erilliseen pöytäkirjaan.

Excel vai ohjelmisto?

Muutaman projektin salkku pysyy hallinnassa Excelissä tai PowerPointissa. Kun projekteja on kymmenen tai enemmän, tekijöitä kymmeniä ja johtoryhmä haluaa ajantasaisen tilannekuvan kuukausittain, manuaalinen koostaminen alkaa viedä enemmän aikaa kuin itse johtaminen.

Salkkuohjelmisto ratkaisee tämän kääntämällä tiedonkulun suunnan: tekijät päivittävät omat projektinsa ja tehtävänsä suoraan järjestelmään, ja salkkunäkymä, ohjelmatason yhteenveto ja johtoryhmän raportti syntyvät automaattisesti.

LATO Project on rakennettu juuri tähän: ohjelmat, hankkeet, projektit ja tehtävät johdetaan yhtenä hierarkiana, tilannepäivitykset kerätään vastuuhenkilöiltä heidän omista näkymistään, ja johto näkee tilannekuvan reaaliajassa ilman manuaalista raportointikierrosta. Samaan alustaan kytkeytyvät myös strategia, OKR-tavoitteet ja riskienhallinta – joten projektisalkku ei elä irrallaan siitä, mitä sillä yritetään saavuttaa.